Sisakan waktu untuk perpindahan, istirahat, makan, dan persiapan. Jadwal tanpa jeda mudah membuat peserta lelah dan acara berikutnya terlambat.
Tentukan beberapa kegiatan utama sebagai prioritas. Kegiatan tambahan bisa menyesuaikan kondisi di lokasi.
Sepakati siapa yang mengambil keputusan saat cuaca berubah atau perjalanan melambat. Siapkan rencana cadangan yang tetap nyaman untuk peserta.